Bir konunun taraflarını (paydaş) bir araya getirerek, belirli soruların cevaplanmasını sağlayan toplantılardır (search conference, future search vbg adlarla anılır).
Bu konu ticari bir şirket, bir vakıf ya da bir devlet kurumunun misyonunun ortaya çıkarılması, vizyonunun belirlenmesi ya da belirli bir konudaki politikasının esasları üzerinde uzlaşı arayışi olabileceği gibi, ulusal ölçekteki bir anlaşmazlığın taraflarının uzlaştırılması da olabilir.
Ya da bu kurumların, belirli bir konudaki geleceği tahmin etme arzuları da (future search) yine arama toplantıları yoluyla tatmin edilir.
Geçmişten bu yana yönetilen bu türden toplantılara ilişkin referanslarda bu çeşitlilik görülmektedir.
Biz ne yapabiliriz?
Bir Ortak Akıl toplantısının can alıcı noktası, katılımcılara yöneltilecek soruların iyi tasarımlanmasıdır. Doğru sorulmamış sorulara cevap aranması, bir arama toplantısını hoş -ve pahalı- bir hafta sonu tatiline çevirebilir. Uzlaşı aranacak konuda doğru soruları tasarımlayarak ya da katılımcıların tasarımlamasına katkıda bulunarak toplantının amaçlarına ulaşmasını sağlarız. Doğru soruların kimi özellikleri https://www.tinaztitiz.com/dosyalar/SMUH_Profesyonel_Hizmetleri/dogru_sorular.pdf adresindeki sunumda açıklanmıştır.
Bu kritik özellik, tarafımızdan düzenlenen Ortak Akıl toplantılarına özel bir ad verilmesine yol açmıştır: SORU KONFERANSI(TM).
Bir Soru Konferansı®, çözülmek istenilen bir probleme ilişkin en az sayıda öyle sorular bulunarak başlanır ki, bu soruların cevapları ortadaki problemin çözümünü –büyük ölçüde- oluştururlar. Neredeyse şu denilebilir: sorular yanıtlardır. Ama bir koşulla: soruların doğrusorulmuş olmaları kaydıyla.
Bir soru’nun doğru olup olmadığı şu 3 test sorusu ile anlaşılabilir:
- Soru tekil mi?(birden fazla soru’nun tek soru içinde birleşip birleştirilmediği),
- Soru belirli mi? (belirli bir sorunu tarif etmek yerine jenerik kavramların kullanılıp kullanılmadığı),
- Soru net mi?(tanımsız, süsleyici ama anlamı belirsiz terimlerin kullanılıp kullanılmadığı).\
Bu 3 özelliğe sahip soruların “doğru” olması olasılığı çok yüksektir (ama yine de garanti değildir).
İşte, Soru Konferansı® tekniği adını verdiğimiz ortak akıl toplantılarını benzer toplantılardan ayıran en önemli özellik budur. Bir Soru Konferansı®, bir sorun’un çözümünü garanti etmez; ama çözüme gidebilecek yolda doğru ilerlendiğini garanti eder. Bu ise bir çalışmadan beklenen en önemli çıktıdır. Bir Soru Konferansı’ndan neler beklenebileceği ve beklenmemesi gerektiği https://www.tinaztitiz.com/dosyalar/SMUH_Profesyonel_Hizmetleri/SK_ne_beklenmeli.pps sunumunda kısaca özetlenmektedir.
Bir uzlaşı toplantısı ile benzer görünüşteki toplantıları ayıran önemli ikinci özellik, katılımcıların tam katılımlarının sağlanması, sahip olunan ticari, akademik, bürokratik ya da siyasi ünvanların gereksiz bir egemenliğe yol açmasını önlemektir.
Sonuncu önemli nokta da, toplantı sonuçlarının yorumlanmasıdır. Bu, söylenenlerin özetinin raporlanması değil, söylenenler ile moderatörün birikimlerinin sentezinin yapılabilmesidir.
Kuruluşlar İçinde AR-GE Ortamı Oluşturulması
Globalleşme artıp mal ve hizmet üreten yeni oyuncular dünya pazarlarına girdikçe, kuruluşlarımızın rekabet güçlerinin artırılması giderek yaşamsal önem kazanmaya başladı.
Toplantı Tasarımı
Hayatımızın ne kadarını toplantılarda geçiririz? Kuruluşların orta ve üst yönetim kademelerinde günlerin neredeyse tamamı -hattâ bazen iş saatlerinin dışı- toplantılarla doludur. Peki, yaşamımızı tüketen bu toplantılar acaba istenilen sonuçları ne ölçüde üretebiliyor?
Kabûl edilmesi güç olabilir ama, rastgele düzenlenmiş bir toplantının -ki büyük bölümü böyledir- verimi yaklaşık %20 civarındadır. Toplantıları bu ölçüde verimsiz kılan;
- Duygu ve düşüncelerin ifade edilebilmesindeki güçlükler,
- Toplantı öncesi hazırlıkların (ev ödevleri) yeterince yapılmayışı,
- Toplantıya katılanlar arasında ortak kavram tabanı bulunmayışı ya da bunun olmadığı bilinse de toplantı boyunca gereken noktalarda bu ortaklığın sağlan(a)mayışı,
- Toplantıların iyi yönetilemeyişi (söz kesme, kişilik eleştirilerine meydan verme, toplantıya egemen olmak isteyenleri engelleyememe vbg),
Ve benzeri faktörler kuşkusuz önemlidir. Ama en önemli öğe başkadır. Bu, toplantı tasarımı adı verilebilecek faktördür, ya da bir başka deyimle toplantı mimarisi. Bir toplantının -aynen bir binada olduğu gibi- tasarımlanabilmesi için şu noktalara dikkat edilmelidir:
- Bir toplantı bir süreç içindeki bir adımdır. Tasarım bu gerçeği dikkate almalı, toplantının hangi süreç adımlarından sonra yapıldığı ve de sonra hangi süreç adımlarının atilması gerektiği tüm katılımcılarca net olarak bilinmelidir (tabii bu durumda toplantıların büyük çoğunluğu yapılamayabilir 🙂 )
- Kısa ya da uzun süreli, dar ya da geniş katılımlı, apartman yönetimi ya da tehdit değerlendirme toplantısı, şu 4 sorunun sorulmasına dayalı bir tasarıma sahip olmalıdır:
- SORU 1 – Toplantıdan beklenen çıktı(lar) (deliverables) ne(ler)dir?
- SORU 2 – O çıktı(lar) niçin beklenmektedir?
- SORU 3 – Çıktı(lar)ın nasıl bir süreçle elde edilmesi düşünülmektedir?
- SORU 4 – Katılımcılar arasında ortak akıl kendiliğinden oluşmayacağına göre nasıl bir yöntemle sağlanması öngörülmektedir? Bir diğer deyimle, katılımcıların, kendi fikirlerini savunmanın ötesine geçip birbirlerinin fikirlerinden yararlanarak daha yüksek değer taşıyan düşünceler üretmesi -ki ortak akıl budur- nasıl sağlanacaktır?
Bu 4 soruya cevap aranmadan yapılabilecek toplantılar kuşkusuz bazı yararlı sonuçlar verebilir -tanışma, sohbet, iletişim vbg-, ama beklenen çıktıları veremez.
